[Vietnam Biz – Kỳ 16] Quy định mới nhất về nhập khẩu máy móc cũ vào Việt Nam và các đối tượng bị hạn chế. 5 biện pháp thiết thực hữu ích trong thực tế (Phần 2)

2. Những chuẩn bị và lưu ý cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu về chất lượng

Khi nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng vào Việt Nam, không chỉ đơn giản là lựa chọn và vận chuyển máy. Việc nắm bắt chính xác các quy định pháp luật và yêu cầu chất lượng mới nhất là yếu tố không thể thiếu để quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ. Đặc biệt, việc chuẩn bị đầy đủ các giấy chứng nhận và tài liệu cần thiết từ trước sẽ giúp tránh được các rắc rối tại địa phương. Dưới đây là 5 điểm quan trọng được trình bày theo trình tự nhằm tránh những sai sót thường gặp trong thực tế.

2.1. Xác nhận tiêu chuẩn an toàn của nước xuất xứ và xin chứng nhận

Điều quan trọng đầu tiên là xác nhận máy móc đã qua sử dụng dự định nhập khẩu có đáp ứng tiêu chuẩn an toàn và tiêu chuẩn môi trường của nước xuất xứ hay không. Bắt buộc phải có tài liệu chứng minh rằng máy phù hợp với các quy chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật được áp dụng tại thời điểm sản xuất. Ví dụ như dấu CE của châu Âu, tiêu chuẩn JIS của Nhật Bản, hoặc các chứng nhận an toàn khác tương ứng. Các giấy chứng nhận này cần được cấp bởi cơ quan phát hành chính thức, vì vậy cần phải chuẩn bị sớm. Nếu không có chứng từ đầy đủ, nguy cơ bị giữ lại khi kiểm tra thông quan tại địa phương sẽ rất cao, do đó bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng trước.

• ・Nghiên cứu tiêu chuẩn an toàn và môi trường của nước xuất xứ
• ・Xác nhận các chứng nhận hoặc dấu chứng nhận liên quan
• ・Xin giấy chứng nhận chính thức từ cơ quan cấp
• ・Tự kiểm tra lại nội dung giấy chứng nhận
• ・Kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi làm thủ tục thông quan

2.2. Đảm bảo xin trước giấy chứng nhận kiểm định của bên thứ ba

Sau khi chứng minh sự phù hợp với tiêu chuẩn của nước xuất xứ, yêu cầu tiếp theo là phải có chứng nhận từ tổ chức kiểm định độc lập. Tại Việt Nam, bắt buộc cần có báo cáo kiểm định của các tổ chức quốc tế như SGS hoặc TUV, nhằm chứng minh khách quan hiệu suất và năm sản xuất của máy. Nếu không có tài liệu này khi thông quan, hoặc nội dung ghi không rõ ràng, trong trường hợp xấu nhất có thể bị từ chối nhập khẩu. Do đó, bắt buộc phải tiến hành kiểm định trước khi xuất khẩu và kiểm tra lại nội dung chứng nhận sau khi được cấp.

• ・Lựa chọn tổ chức kiểm định uy tín như SGS (tổ chức chứng nhận và kiểm định hàng đầu Thụy Sĩ) hoặc TUV (Hiệp hội Kiểm định Kỹ thuật Đức)
• ・Lập kế hoạch xin báo cáo kiểm định từ sớm
• ・Kiểm tra xem hiệu suất và năm sản xuất có được ghi rõ ràng hay không
• ・Rà soát sự phù hợp giữa nội dung chứng nhận và quy định tại Việt Nam
• ・Nhận bản gốc chứng nhận trước khi xuất khẩu

2.3. Chuẩn bị tài liệu chứng minh năm sản xuất và hiệu suất

Tiếp theo, cần chuẩn bị tài liệu thể hiện rõ năm sản xuất và thông số kỹ thuật của máy nhập khẩu. Thông thường cần có ảnh chụp bảng thông tin sản xuất gắn trên thân máy và giấy chứng nhận năm sản xuất do nhà sản xuất cấp. Nếu không có đầy đủ các tài liệu này, thủ tục thông quan có thể bị đình trệ do không xác định được năm sản xuất, thậm chí có nguy cơ vi phạm quy định “không quá 10 năm”. Về hiệu suất, nên chuẩn bị catalogue hoặc bảng thông số kỹ thuật có ghi rõ số liệu cụ thể để đảm bảo tính nhất quán với chứng nhận kiểm định của bên thứ ba. Thiếu tài liệu là nguyên nhân chính gây phát sinh rủi ro, vì vậy nên lập checklist cho từng loại máy.

2.4. Hiệu suất máy phải đạt tối thiểu 80% so với máy mới

Trong quy định nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng vào Việt Nam, tiêu chí rõ ràng là máy phải duy trì ít nhất 80% hiệu suất so với máy mới. Do đó, bắt buộc phải có tài liệu chứng minh như báo cáo thử nghiệm hiệu suất do nhà sản xuất cấp hoặc chứng nhận kiểm định của bên thứ ba. Cần kiểm tra xem các chỉ tiêu có thể so sánh bằng số liệu cụ thể như tốc độ vận hành, công suất, độ chính xác… có được ghi rõ hay không. Nếu hiệu suất dưới mức quy định, dù các giấy tờ khác đầy đủ vẫn có thể không được cấp phép nhập khẩu. Ngoài ra, nếu kiểm tra thực tế phát hiện dấu hiệu xuống cấp hoặc hư hỏng, cũng cần đặc biệt lưu ý.

• ・Bắt buộc duy trì hiệu suất ≥ 80% so với máy mới
• ・Thể hiện số liệu cụ thể trong báo cáo thử nghiệm hoặc chứng nhận kiểm định
• ・Kiểm tra các chỉ tiêu như tốc độ vận hành, công suất, độ chính xác
• ・Chú ý tình trạng hao mòn hoặc hư hỏng khi kiểm tra thực tế
• ・Nguy cơ không được cấp phép nếu không đạt tiêu chuẩn

2.5. Thường xuyên cập nhật thông tin mới nhất về pháp luật địa phương

Các quy định và tiêu chuẩn thực thi thường thay đổi theo từng năm hoặc từng thời điểm, do đó việc cập nhật thông tin mới nhất là rất quan trọng. Nên thường xuyên kiểm tra thông báo chính thức từ Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc Bộ Công Thương Việt Nam, đồng thời nắm bắt thực tiễn áp dụng tại địa phương để phòng ngừa rủi ro ngoài dự kiến. Việc phối hợp với forwarder, đại lý hải quan hoặc chuyên gia tư vấn am hiểu thị trường Việt Nam và xây dựng hệ thống cập nhật thông tin theo thời gian thực sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn.